Gobierno de Datos: ¿la herramienta de un Proyecto?

---

¿Primero la herramienta y después el gobierno?

Quienes participan por primera vez en un programa de Gobierno de Datos, presuponen que el consultor les recomendará de entrada una plataforma o aplicación para la gestión del dato. Nada más erróneo. Una consultora seria no hará una presentación de un producto de software, ni recomendará tal o cual marca. Cada negocio es diferente, tiene sus propios sistemas de datos estandarizados, sus esquemas establecidos, bases de datos y una manera de visualizar sus indicadores clave. Por lo que sería irresponsable influir en la decisión de compra de un producto de esa naturaleza.

En las primeras sesiones el consultor establecerá que el GD es un asunto estratégico, organizativo, de procesos y tecnológico…

Justo entonces alguien arrojará la primera propuesta:

—Escojamos la mejor herramienta para empezar.

Un consultor ético responderá que primero se debe establecer qué alcance y metas se quieren alcanzar, después planear y organizar y después de ello, hablar de la plataforma tecnológica adecuada para su caso.

Sin embargo, a pesar de la respuesta anterior, las preguntas seguirán en el mismo tenor:

—¿Qué plataforma recomiendan?

—¿Cuánto costaría una aplicación de ese tipo?

—¿Es necesario adquirir un software para gestionar el dato?

El consultor reiterará su propuesta: primero son los conceptos, la organización, la puesta en marcha y después la tecnología. Esto es así porque la estrategia y la planeación son asunto de las áreas directivas y de negocio, pero estamos en una época en que se piensa primero en la herramienta antes que en el uso que se le dará a esa herramienta. Por ello es importante tener en cuenta que lo primero es pensar y repensar lo que se quiere lograr con el instrumento antes que solicitar demostraciones y pruebas de concepto a cuanto proveedor de tecnología conozcamos. ¿Para qué necesitamos realmente el Gobierno de Datos? ¿Para satisfacer un tema regulatorio, de transparencia o rendición de cuentas? ¿Queremos manejar eficientemente el ciclo de vida de los datos, su trazabilidad?  Respondiendo estas preguntas, surgirá la especificación de la herramienta que necesitaremos. Puede ocurrir incluso que utilicemos alguna de las que ya se utilizan, adaptándola a nuestras necesidades inmediatas. Posteriormente, al madurar el programa, se podrá conseguir una con mayores prestaciones, optimizando de esta forma la inversión.

Por lo tanto, la plataforma de gobierno será una consecuencia, no el medio para una buena gobernanza de nuestros datos. Recordemos que se trata de una nueva forma de pensar y actuar en los negocios, no una nueva tecnología a aplicar.

Un Gobierno de Datos no es un proyecto, es un programa

Una idea generalizada en las empresas o instituciones donde se ha dado consultoría en gobernanza de datos es que todo lo quieren reducir a un proyecto. Y así lo tienen previsto, dado que se trata de un tema aparentemente técnico. Sin embargo, no se trata de un proyecto. Veamos porqué.

Si bien hay actividades que se realizarán una sola vez, como la constitución del Comité de Gobierno de Datos o la redacción de la misión, objetivos, metas y principios, habrá otras donde se establecerán tareas, tiempos, roles y responsabilidades, pero que serán al cabo de un tiempo, cíclicas. Por ejemplo, una vez terminadas las entrevistas con los responsables del dato del área de Servicio al Cliente, se harán otras con Ventas y posteriormente otras con el área Financiera. Definida una unidad de conocimiento, se podrá empezar con otra y así sucesivamente.

En otros casos, no bastará una sola entrevista, o una sola medición de calidad del dato. Se trata de un ciclo de mejora continua, por ello es mejor referirse al GD como un programa y no un proyecto.

Un proyecto tiene una duración limitada junto a una cantidad de recursos asignada y deberá entregar un resultado o entregable.

Un proyecto es un ciclo de actividades que redundan en el mejoramiento en las operaciones de la empresa. Habrá entregables por supuesto, pero estos mismos podrán ser reemplazados por otros nuevos posteriormente.

La labor del consultor es transferir las habilidades necesarias al equipo de GD para que, en un período de nueve o doce meses, tal vez más, logren ser autosuficientes y puedan continuar este esfuerzo ininterrumpido.

No olvidemos que GD es una nueva manera de tratar los datos, de pensar y ejecutar distinto, de normar las operaciones con datos y obtener el mejor aprovechamiento de ellos. En suma, exprimirles su valor, pero ello involucra al total de la organización, por lo que alcanzar este nivel llevará un tiempo. Por lo tanto, no se debe pensar en el corto plazo sino de forma estratégica.

Conclusión
Estas son algunas de las situaciones más comunes que he encontrado en cada inicio de un programa de Gobierno de Datos. Afortunadamente estas circunstancias han tenido soluciones favorables en su mayoría. Queda al lector aprovechar estas experiencias para su beneficio. Que su lectura les sea provechosa y ayude a superar algunos prejuicios e ideas preconcebidas.